«Politique de confidentialité »

Logiciel de gestion  & Edenred Meyclub

Politique de protection des données à caractère personnel

Dans le cadre de la navigation sur le site www.cexylemfrance.fr via le Logiciel de gestion d’œuvres sociales (ci-après nommé « le site » le CSE XYLEM est amené à collecter et à traiter des données à caractère personnelles au sens du Règlement Général sur la Protection des Données du 27 avril 2016 et de la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978.

La présente Politique a pour objet d’expliquer aux bénéficiaires des activités sociales et culturelles du CSE XYLEM ci-après « vous »), les modalités de traitement de leurs données à caractère personnel (ci-après « Données Personnelles »), sur le Site, par le CSE XYLEM agissant en qualité de responsable du traitement.

Dans le cadre de la navigation sur la Plateforme Edenred Meyclub, accessible par connexion directe ou via le Site, EDENRED FRANCE S.A.S est responsable du traitement. Une politique de protection des données décrit les traitements effectués par EDENRED FRANCE S.A.S dans le cadre de l’utilisation de la Plateforme.

1.              Données collectées et traitées

Conformément au principe de minimisation, le CSE XYLEM ne collecte que les Données Personnelles nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

Le CSE XYLEM peut recueillir des Données Personnelles vous  concernant, directement auprès de vous ou indirectement via le service des ressources humaines de l'entreprise.

Les données recueillies indirectement par le CSE XYLEM via le service des ressources humaines sont les données personnelles et professionnelles du bénéficiaire (voir détail ci-après). Vous êtes informés de cette transmission en amont et avez la possibilité de vous y opposer.

Les données traitées par le CSE XYLEM pour la réalisation des finalités décrites au point 2, sont les suivantes :

1. Pour l’identification de l’employé :

• nom,  prénom,   photographie   (facultatif), sexe, date de naissance, coordonnées professionnelles, coordonnées personnelles (facultatif)

1. Pour la situation familiale :

• situation matrimoniale ;
• personnes à charge/ayants droit : nom, prénom, sexe, date de  naissance, lien avec l’ouvrant droit, nombre d’enfants ;

1. Pour les éléments professionnels :

• matricule interne, date d’embauche, service, statut ; site et date de sortie également

1. Pour la situation financière :

• références du compte

Le   recueil   des   informations   relatives   à   votre   situation   financière    est    facultatif. Dans le cadre de la mise en place d’un système de quotient familial permettant l’évaluation et la modulation de vos droits, l’absence de communication des éléments financiers ne vous exclut pas de l’octroi d’une activité sociale et culturelle. En revanche, votre contribution pourra s’élever au montant le plus élevé.

1. Pour les prestations offertes :

• nature de la prestation
• montant de la prestation, type de paiement (espèces, chèques, bons d’achat), numéros des bons d’achat, références du moyen de

1. Autres :

2. Finalités de traitement des Données

Les traitements de Données Personnelles mis en œuvre par le CSE XYLEM peuvent avoir par

tout ou partie des finalités suivantes :

• Gestion administrative des bénéficiaires : création et gestion de la base de données, réalisation d’états statistiques ou de listes d’ouvrants droit ou d’ayants droit…
• Gestion de la comptabilité : établissement de la comptabilité et des écritures comptables, déclarations sociales et fiscales obligatoires…
• Gestion des prestations d’œuvres sociales : gestion des attributions, inscriptions, commandes de prestations, remboursement de frais, suivi et historique de commandes de prestations et d’utilisation des subventions …

Œuvres sociales pouvant être proposées :

• chèques-cadeaux, distribution de cadeaux, billetterie-spectacles et loisirs, voyage et séjours, activités sportives, prêts d’ouvrages et médiathèques… ;
• attribution de primes de crèche, garderie, ou nourrice,
• proposition d’offres promotionnelles, d’adhésions à des clubs de

• Communication : envoi, par courriel ou courrier, d’informations relatives aux activités du CSE, aux activités sociales et culturelles proposées, d’invitations à des évènements…
• Gestion de la messagerie interne du Site et du module de petites annonces
• Respect de la réglementation en vigueur

3.        Durée de conservation

Le CSE XYLEM ne conserve les Données Personnelles que pour la durée nécessaire, au regard des finalités pour lesquelles elles ont été initialement collectées ou traitées.

Le CSE XYLEM est amené à conserver certaines de vos Données Personnelles afin de répondre à ses obligations légales (notamment comptables, fiscales, et sociales) :

• Les pièces comptables (grand livre, balances) ainsi que les pièces justificatives comme les factures, bons de commandes sont conservés dix (10) ans ;
• Les justificatifs liés à l’attribution de prestation d’œuvres sociales (exemple : contrat de mariage, acte de naissance, etc.) sont conservés trois (3) ans, en plus de l’année en cours, en vue de satisfaire aux obligations en matière sociale, cas de contrôle de l’URSSAF ;
• Les justificatifs en cas de prêts aux salariés (exemple : éléments de la Banque de France) sont conservés trois (3) ans, en plus de l’année en cours, sauf si la durée de remboursement est plus longue ;
• Les déclarations fiscales et sociales (URSSAF, …) sont conservées au minimum trois (3) ans, en plus de l’année en Cette durée peut aller jusqu’à cinq (5) ans.

4.        Destinataires des Données

Les destinataires des Données Personnelles traitées par le CSE XYLEM sont:

• EDENRED FRANCE S.A.S aux fins d’hébergement, du support et de la maintenance du Site, d’accompagnement à l’utilisation de la solution, et de création de votre compte sur la plateforme Edenred Meyclub

AUTRES DESTINATAIRES EVENTUELS

Banque, Paybox, Commissaires aux comptes, Experts-comptables, Fournisseurs de prestations d’œuvres sociales

5.        Sécurité des Données

Le CSE XYLEM s’engage à assurer la sécurité des informations et à respecter la réglementation applicable en matière de protection des données, en mettant en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées (sensibilisation et formation du personnel, chiffrement des données et des échanges, etc…). Ces mesures sont destinées à protéger les Données Personnelles contre toute destruction fortuite ou illicite, perte fortuite, altération, divulgation ou un accès non autorisé.

Le CSE XYLEM veille à ce que ses prestataires autorisés à traiter les Données Personnelles, soient soumis à une obligation de confidentialité et dispensent aux personnes autorisées à traiter les Données Personnelles la formation nécessaire en matière de protection des Données Personnelles.

6.        Droits des personnes concernées

Vous pouvez, conformément à la réglementation applicable exercer vos droits d’accès de rectification, de suppression, d’opposition, à la portabilité et à la limitation du traitement, quant aux Données Personnelles vous concernant, auprès du CSE XYLEM en envoyant votre demande :

• par courriel à l’adresse : csexylem@xylem.com
• par courrier postal à : CSE XYLEM – 29 rue du Port 92000 NANTERRE

Concernant les traitements liés à l’utilisation de la Plateforme Edenred Meyclub, vous pouvez exercer vos droits auprès de EDENRED FRANCE S.A.S :

• par courriel à l’adresse : rgpd-dpo@edenred.com
• par courrier postal à : EDENRED FRANCE S.A.S - Délégué à la protection des données personnelles –

166 – 180 Boulevard Gabriel Péri 92240 Malakoff)

7.        Actualisation des Données transmises

Il est important que les informations que vous nous transmettez soient exactes et à jour et que vous nous informiez sans délai de tout changement significatif vous concernant.

8.        En savoir plus

Pour en savoir plus sur notre Politique de protection des Données Personnelles, vous pouvez contacter le responsable des traitements à l’adresse suivante : Secrétaire du CSE XYLEM  (aux adresses ci-dessus)

9.        Modification de la Politique de protection des données

Le CSE XYLEM est susceptible de modifier cette Politique afin de refléter les changements dans ses pratiques, préciser d’avantage ses pratiques ou pour assurer le respect de la réglementation. Dans ce cas, vous en serez informé par l’envoi d’un courriel ou d’une notification sur votre compte